Laboratory Inventory Management Train-the-Trainers Workshop

 

Laboratorium merupakan salah satu elemen penting untuk mendukung, sistem ketahanan kesehatan. Penerapan manajemen biorisiko di laboratorium sangat diperlukan, . misalnya laboratorium yang digunakan untuk pemeriksaan COVID-19, penanganan patogen berbahaya, diagnostik penyakit infeksi, dan penelitian ilmiah yang melibatkan agen biologis berpotensi berbahaya. Hal ini dilakukan untuk melindungi staf laboratorium, masyarakat, dan lingkungan dari risiko penyebaran agen patogen yang berbahaya. Oleh karena itu, dibutuhkan perhatian yang menyeluruh dari segi pengelolaan keamanan (biosafety) dan pengamanan (biosecurity) hayati di laboratorium. Pengelolaan biorisiko yang dilakukan juga harus sesuai dengan sistem yang terstandarisasi agar dapat meminimalisasi risiko bahaya dengan sebaik mungkin.

Menyadari urgensi tersebut, Indonesia One Health University Network (INDOHUN) melalui program One Health Laboratory Network (OHLN) bekerja sama dengan Health Security Partners (HSP) dengan dukungan U.S Biosecurity engagement Program (BEP) telah mengadakan Kegiatan Workshop on Management of Materials Containing SARS-CoV-2 and Derivative Materials pada tanggal 16 – 17 November 2023 di Jakarta dan peserta telah melakukan penilaian mandiri (self-assessment) terkait kesiapan dalam mengimplementasikan protokol inventori sampel COVID-19. Kemudian, Visitasi Assessment Inventory untuk memastikan implementasi yang efektif dari protokol inventori sampel COVID-19 di institusi juga sudah dilakukan. Sebagai tindak lanjut dari kegiatan sebelumnya, telah dilakukan Laboratory Inventory Management Train-the-Trainers Workshop pada 25 – 27 September 2024 di  Kota Bandung.

Kegiatan ini dibuka secara daring oleh Dr. Betsy Biedlingmaier perwakilan Biosecurity Engagement Program of the U.S. Department of State (BEP/DOS), kemudian dilanjutkan dengan sambutan dari Ibu Wahyuni Kamah selaku Biosecurity Engagement Program (BEP) Manager, US Embassy – Jakarta, lalu sambutan secara langsung oleh Jamie Li selaku Program Manager, Health Security Partners (HSP), dan sambutan terakhir sekaligus membuka kegiatan oleh  Dr. drh. Joko Pamungkas, M.Sc selaku  Wakil Koordinator INDOHUN. Selama 3 hari kegiatan, peserta mendapatkan materi yang relevan dengan pengelolaan bahan yang mengandung SARS-CoV-2 dan bahan turunan. Materi disampaikan oleh Dr. Barbara Johnson, Dr. Aroem Naroeni, Berkat Putra, SKM, MKM, Eka Pratiwi, M.Biomed, dan Dr. drh. Susan M. Noor, MVSc. Adapun materi yang diberikan yaitu:

Hari pertama:

• Overview of the Inventory Management and Assessment Process
• Inventory of Biological Materials, First Step for Building a Biorepository
• Inventory of Infectious Material (IM) And Potential Infectious Material (PIM) in Indonesia In The Framework of Polio Eradication
• Challenges and Solutions to Implementing Inventory Management for Human and Animal Pathogens (other than SARS-CoV-2)

Hari kedua:

• Inventory Management at the Biorepository SARS-CoV2 at Center for Health Laboratory, MOH 
• Emergency Preparedness: Inventory Conservation Lessons Learned from Emergency Situations including Past Natural Disasters

Hari ketiga:

• Considerations for Animal Specimen Biorepository: Ensuring Quality, Security and Integrity

Selama tiga hari, peserta mengikuti serangkaian materi yang disampaikan secara intensif dan interaktif. Peserta juga mempresentasikan Verifikasi Hasil Asesmen Mandiri dan berdiskusi mengenai SOP Development for Emergency Situations, Inventory management protocols for outbreaks of specific high consequence pathogens (HCPs), dan Topic for Teach Back. Fasilitator dalam kegiatan diskusi ini yaitu:  Dr. Diah Iskandriati, Dr. Aroem Naroeni, dan Dr. drh. Susan M. Noor, MVSc. Kemudian kegiatan terakhir ditutup dengan mendiskusikan rekomendasi yang berlaku untuk Semua Universitas dan Institusi Lainnya untuk Peningkatan Manajemen Inventori.

1. Membentuk komite Biorisiko dan menunjuk BSO
2. Melaksanakan FGD atau pelatihan untuk petugas laboratorium
3. Melaporkan hasil pelatihan kepada pimpinan
4. Berbagi informasi hasil pelatihan kepada rekan-rekan di laboratorium
5. Membuat pedoman terkait inventory dan merevisi SOP yang sudah ada terkait menyimpan dan memusnahkan bahan
6. Semua bahan yang disimpan diberikan barcode
7. Melakukan review inventory bahan biologi yang ada
8. Menunjuk penanggung jawab terkait inventory
9. Mendorong adanya kebijakan laboratorium mengenai inventory khususnya high consequence pathogen
10. Menetapkan emergency preparedness
11. Melakukan audit internal secara berkala
12. Membuat rencana penyimpanan dan pemusnahan dalam keadaan terjadinya wabah
13. Melengkapi fasilitas penyimpanan sesuai kaidah biosafety dan Biosecurity

Hasil  evaluasi & umpan balik dari peserta sebanyak 71,4% sangat setuju jika  fasilitator berkontribusi pada keefektifan kegiatan workshop ini. 57,1% materi yang dibahas relevan bagi pekerjaan,  kemudian 81% kegiatan ini menyediakan kesempatan untuk berjejaring. Semoga kegiatan ini dapat meningkatkan pemahaman peserta tentang pentingnya budaya aman dalam bekerja dengan bahan biologis berbahaya, mendorong kolaborasi tim laboratorium dalam mengutamakan keamanan dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan, serta meningkatkan pemahaman dan keterampilan teknis terkait penerapan pedoman dalam inventori sampel COVID-19.

Kegiatan workshop Train the Trainers sebagai bagian dari kelanjutan rangkaian kegiatan. Workshop ini bertujuan untuk memperkuat kapasitas peserta dalam menyampaikan kembali materi yang telah dipelajari selama kunjungan, serta membekali mereka dengan keterampilan praktis untuk menjadi fasilitator di laboratorium masing-masing. Dengan format ini, para peserta mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai protokol inventarisasi sampel, prosedur keselamatan, serta manajemen laboratorium yang efektif. Mereka diharapkan dapat mentransfer pengetahuan ini kepada tim laboratorium lainnya, sehingga penerapan standar operasional dapat berlangsung secara konsisten.

Selain itu, workshop ini difokuskan pada pengembangan kemampuan komunikasi dan penyampaian materi secara efektif. Sesi diskusi dan simulasi yang diselenggarakan untuk memastikan bahwa setiap peserta mampu menyampaikan materi dengan cara yang mudah dipahami dan menarik. Dengan pendekatan Train the Trainers, diharapkan setiap peserta tidak hanya menjadi praktisi yang andal, tetapi juga mampu menjadi agen perubahan yang dapat memimpin tim laboratorium mereka dalam meningkatkan kualitas manajemen risiko dan keselamatan. Kegiatan ini juga dapat menjadi forum evaluasi dan refleksi atas pengalaman selama kunjungan, sehingga para peserta dapat berbagi wawasan dan praktik terbaik yang ditemui di masing-masing laboratorium.