Kunjungan Observasi Penerapan Manajemen Inventori

 

Kunjungan ini dilakukan untuk memastikan penerapan protokol inventarisasi sampel COVID-19 berjalan efektif. Selama kunjungan ke sembilan lembaga/instansi, kami disambut dengan hangat oleh tim dari masing-masing lembaga. Kegiatan kunjungan ke laboratorium dilakukan sebagai bagian dari upaya untuk memastikan implementasi protokol keamanan dan inventarisasi sampel berjalan dengan baik, terutama dalam konteks pengelolaan sampel COVID-19. 

Tujuan dari kegiatan visitasi ini antara lain :

1. Memastikan pelaksanaan yang efektif dari protokol inventaris sampel COVID-19.
2. Mendorong kolaborasi tim laboratorium dalam pelaksanaan, mengutamakan keselamatan, dan memastikan kepatuhan terhadap prosedur keselamatan yang telah ditetapkan.
3. Meningkatkan pemahaman tentang protokol inventaris sampel COVID-19 yang baru.

Daftar perwakilan lembaga/instansi laboratorium yang dikunjungi :

1. Rumah Sakit Universitas Udayana : 12 Juni 2024
2. Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan, Universitas Warmadewa : 13 Juni 2024
3. Universitas Gadjah Mada : 13 Juni 2024
4. Universitas Padjadjaran : 13 Juni 2024
5. Universitas Hasanuddin : 2 Juli 2024
6. Universitas Airlangga : 3 Juli 2024
7. Universitas Tarumanagara : 5 July 2024
8. PSSP – IPB University : 4 July 2024
9. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta : 23 Agustus 2024

Tim yang berkunjung berkolaborasi erat dengan personel laboratorium, memastikan kepatuhan terhadap prosedur keselamatan yang telah ditetapkan, serta mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Selain itu, kunjungan ini juga bertujuan untuk memperkuat pemahaman tim laboratorium terhadap protokol inventarisasi terbaru, mendorong komunikasi yang efektif, serta memastikan lingkungan kerja yang aman dan efisien bagi seluruh personel laboratorium. Melalui kunjungan ini, diharapkan tercipta sinergi yang lebih baik antara tim laboratorium dan perwakilan, untuk meningkatkan kualitas manajemen sampel dan menjaga keselamatan di tempat kerja.

Pelaksanaan kegiatan visitasi di setiap lembaga/instansi difokuskan pada beberapa tahapan penting untuk memastikan evaluasi yang menyeluruh terhadap manajemen laboratorium. Tahapan pertama adalah pembahasan hasil Self Assessment Checklist yang telah diisi oleh masing-masing laboratorium sebelum kunjungan. Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi area-area kunci yang memerlukan perhatian khusus, serta mengevaluasi tingkat kepatuhan laboratorium terhadap standar operasional yang berlaku, terutama dalam hal keselamatan dan inventarisasi sampel COVID-19.

Selanjutnya, tim melakukan asesmen dan observasi langsung terhadap laboratorium, khususnya terkait manajemen inventaris sampel. Kegiatan ini mencakup pengamatan terhadap tata kelola penyimpanan, keamanan sampel, serta penggunaan protokol inventarisasi terbaru. Melalui observasi ini, tim dapat mengevaluasi secara langsung implementasi di lapangan dan mencatat temuan yang relevan. Setelah asesmen lapangan selesai, diskusi dilakukan untuk membahas hasil temuan dan memberikan masukan atau rekomendasi yang dapat diterapkan guna memperbaiki sistem yang ada, sekaligus meningkatkan kualitas pengelolaan laboratorium.

Setiap laboratorium yang dikunjungi memiliki pendekatan dan tantangan yang berbeda dalam pengelolaan inventori. Diskusi yang terjadi selama visitasi memungkinkan peserta untuk bertukar pikiran dan berbagi pengalaman, sehingga setiap laboratorium dapat belajar dari praktik terbaik yang diterapkan di laboratorium lain. Pengamatan langsung terhadap area penyimpanan juga memberikan wawasan tentang bagaimana penerapan prosedur keselamatan dan efisiensi penyimpanan dapat dilakukan secara optimal. Dengan menganalisis kesenjangan yang ditemukan, diharapkan laboratorium dapat mengambil langkah-langkah perbaikan yang signifikan.

Kegiatan ini juga menjadi jembatan menuju pertemuan berikutnya, di mana semua laboratorium akan dikumpulkan dalam workshop Train the Trainers. Dalam workshop tersebut, peserta diharapkan dapat menyampaikan kembali hasil pembelajaran dan pengalaman dari visitasi untuk meningkatkan kapasitas laboratorium masing-masing. Dengan pendekatan pelatihan ini, diharapkan akan tercipta generasi fasilitator yang handal dalam mengelola inventori, sehingga standar operasional yang telah disepakati dapat diterapkan secara konsisten di seluruh laboratorium. Kegiatan ini bukan hanya memperkuat kerjasama antar laboratorium, tetapi juga mendorong budaya peningkatan berkelanjutan dalam pengelolaan biosafety dan inventori.